日付や時間で予定を書き入れること以外になにかある？と聞かれそうですが、実は非常に奥が深いんですなあ。
基本は
１・ダブルブッキングを防ぎ
２・予定通りに送れずに行動する
このふたつの為に、時間軸に予定を書き入れるということになります。
しかし、この書き入れた瞬間に次の作業が待っています。
１・優先順位の確認
この予定項目は、なにがあっても動かせず、取り消すことができず、準備万端怠りなく、 細心の注意を払って取り組むべきものなのか。
それとも、お気楽予定で、他の重要な予定と入れ替えてもいい、もしくは、予定をこなさ ねばならないが、特別な配慮は必要なく、時間が経過しさえすればいいものなのか。
つまり、書き入れた予定項目の目的や意味がきちんと把握されていない場合は、この判断 がつかないということになります。
優先順位は、記号化された形で、一緒にスケジュール欄に記入されるべきです。
２・予定をこなすための準備
１の判断に従って、分別された項目は、個別に準備が発生します。
いわゆる、予定項目の下にぶらさがる形で、TO DOが発生するわけです。
理想的には、スケジュールを書き入れた同じ場所にこれらのTO DOがリストアップされるべ きですが、手帳ではスペース的にはそうはいかんので、予定を書き入れた横に、別項目で TO DOリストが存在するマークを入れます。
３・２を受けてのリスト化
スケジュール欄に書き入れた予定項目と同じ項目名をトップに記したリフィルに、TO DO リストを作成します。
このTO DO 一項目に、いつまで・誰に連絡・どのような取り組みをするかということを 必要に応じて書き込みます。
従って、単なるリストではなく、ここにはどうやってこのTO DO をやり遂げるのかと言
う手順も記されることになります。
このスペースは内容によって、ほとんど必要ない場合もあるし、時にはリフィル数枚に及 ぶこともあります。
しかし、肝心なことは、私の経験則ですが、手帳に関しては、TO DO リストの下階層に
新たな分岐項目を設けないということです。
PCの場合は、FITZNOTEを使えば、リンクも分岐も参照登録も自由自在ですので、手帳に記 載した行動プランは、必ずFITZNOTEでプロジェクト管理をするようにします。
手帳では、リンクマーク先を儲けるのは一回だけ。これが原則です。
４・終了プロジェクトの処理
予定項目ごとのTO DOリストは、項目予定が終了した時点でバインダーから外し、以前解 説をしたクリップ方式でまとめ、トップリフィルに検索NOを書き込み（予定日の年月日で
充分ことたります）これも前述のフロッピーケース利用のBOXに検索NO順に立てていきま
す。（これは、必然的に時間軸でのファイリングになります）
当然の事ですが、直近のものほど参照率が高いので、BOXひとつめは時間軸をお勧めしま
す。
押し出されたお尻のものからは、押し出し式（野口式でも山根式でもOK)にすればいいでし
ょう。
５・評価リフィルの作成
私の場合、バインダーからTO DOリストリフィルの束を取り出すとき、必ず評価リフィル を作成します。
この予定をこなしたことで、目的がどのように達成されたかを記入し、この予定をこなす
過程で得られた人脈や貴重な情報、予定の最中で経験した今後役に立ちそうな情報を書き
込みます。
これは、大きいリングの元祖ファイロファックスに閉じておきます。
そうすることで、スケジュール欄に記入した項目は、ただ時間を過ごしただけのものでな く、これからの情報作家的人生の糧となる情報が密度高く詰まったデータとして、この上
ない活用ができるのであります。
毎日15分もあれば手帳からFITZNOTEへの書き込み、TO DOリストの整理などもできます。
ぜひ、ご参考あれ。
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